1. Administrator i kontakt

1.1.Administratorem Twoich danych osobowych jest BidFinance spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia, ul. Kacik 4, 30-549 Krakow, wpisana do rejestru przedsiebiorcow pod numerem KRS 0000975000, NIP 6793240675, REGON 522206447.

1.2.W sprawach dotyczacych prywatnosci mozesz skontaktowac sie z BidFinance pod adresem e-mail info@bidfinance.pl albo pisemnie na adres wskazany powyzej z dopiskiem "Dane osobowe".

2. Zakres polityki

2.1.Polityka ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych, gdy odwiedzasz strony internetowe BidFinance, korzystasz z Platformy BidFinance, posiadasz Konto, dzialasz w imieniu firmy uczestniczacej w aukcjach, wymieniasz dokumenty lub wiadomosci, skladasz oferty lub oficjalne oswiadczenia, otrzymujesz komunikacje serwisowa albo marketingowa lub kontaktujesz sie z BidFinance.

2.2.Pojecia pisane wielka litera, ktore nie zostaly zdefiniowane w tej Polityce, maja znaczenie nadane im we wlasciwym regulaminie lub zasadach korzystania z Platformy BidFinance.

3. Jak pozyskujemy dane

3.1.Zazwyczaj otrzymujemy dane osobowe bezposrednio od Ciebie, na przyklad podczas rejestracji, akceptacji dokumentow prawnych, korzystania z Platformy, zadawania pytan, przesylania dokumentow, konfiguracji uwierzytelniania dwuskladnikowego, podpisywania oficjalnej oferty lub kontaktu z nami.

3.2.Mozemy takze otrzymywac Twoje dane od firmy, ktora reprezentujesz, innego upowaznionego uzytkownika tej firmy, uzytkownika wewnetrznego BidFinance, sprzedajacego lub kupujacego uczestniczacego w procesie na Platformie, ze zrodel kontaktow marketingowych, z LinkedIn albo od dostawcy wspierajacego dzialanie Platformy.

4. Kategorie danych osobowych

4.1.Przetwarzamy dane konta i profilu, w tym imie, nazwisko, sluzbowy adres e-mail, numer telefonu, powiazanie z firma, stanowisko lub role, uprawnienia, status administratora, przypisanie kraju, preferencje jezykowe, status Konta, dane zaproszenia, hashe hasel, znaczniki czasu akceptacji dokumentow prawnych oraz ustawienia uwierzytelniania dwuskladnikowego.

4.2.Przetwarzamy dane aktywnosci na Platformie i dane transakcyjne, w tym udzial w aukcjach, relacje kupujacych i sprzedajacych dopuszczonych do aukcji, oferty, ustawienia auto-bid lub walkaway, wybor ofert, podpisy oficjalnych ofert, imie i nazwisko podpisujacego, adres e-mail podpisujacego, adres IP podpisujacego, etapy transakcji, raporty, powiadomienia, status odczytu, sygnaly obecnosci lub ostatniej aktywnosci, blokady przeplywu pracy oraz zdarzenia audytowe.

4.3.Przetwarzamy dane komunikacyjne i tresci, w tym pytania i odpowiedzi, wiadomosci prywatne, ogloszenia, korespondencje ze wsparciem, przeslane pliki, nazwy plikow, metadane plikow, wygenerowane raporty, pobrania dokumentow, logi dostarczenia e-maili, odbiorcow kampanii marketingowych, zapisy wypisania sie z komunikacji, notatki dotyczace zgody oraz preferencje kontaktowe.

4.4.Przetwarzamy dane techniczne i bezpieczenstwa, w tym adres IP, user agent, identyfikatory sesji w postaci zahashowanej, znaczniki czasu sesji, pliki cookies lub podobne mechanizmy przechowywania w przegladarce, znaczniki CSRF i bezpieczenstwa, sygnaly limitowania zadan, metadane kodow SMS, metadane skanowania antymalware, diagnostyke aplikacji oraz logi wymagane do dzialania i zabezpieczenia Platformy.

5. Cele i podstawy prawne

5.1.Przetwarzamy dane osobowe w celu tworzenia i obslugi Kont, weryfikacji uzytkownikow i firm, zapewnienia bezpiecznego dostepu, uwierzytelniania uzytkownikow, prowadzenia aukcji, obslugi wymiany dokumentow, pytan, ogloszen, ofert, procesow transakcyjnych, raportow, powiadomien i wsparcia klienta. Gdy uzytkownik dziala w imieniu firmy, podstawa prawna jest najczesciej prawnie uzasadniony interes BidFinance polegajacy na wykonaniu i administrowaniu relacja platformowa z ta firma.

5.2.Przetwarzamy dane w celu utrzymania bezpieczenstwa, zapobiegania naduzyciom, egzekwowania uprawnien, prowadzenia sladow audytowych, badania incydentow, stosowania limitow zadan, skanowania przesylanych plikow, utrzymania integralnosci sesji oraz ochrony BidFinance, uczestnikow Platformy i integralnosci zakonczonych czynnosci. Podstawa prawna jest prawnie uzasadniony interes BidFinance w bezpiecznym i niezawodnym dzialaniu Platformy.

5.3.Przetwarzamy dane w celu wysylki e-maili serwisowych, zaproszen, przypomnien, resetow hasla, kodow SMS do uwierzytelniania dwuskladnikowego, informacji prawnych, komunikacji transakcyjnej i powiadomien operacyjnych. Podstawa prawna jest wykonanie obowiazkow platformowych, prawnie uzasadniony interes albo obowiazek prawny, zaleznie od rodzaju wiadomosci.

5.4.Przetwarzamy dane na potrzeby marketingu B2B, w tym zarzadzania kontaktami kupujacych, przygotowania kampanii, wysylki kampanii, obslugi wypisania sie z komunikacji oraz zarzadzania preferencjami kontaktowymi. Podstawa prawna moze byc prawnie uzasadniony interes, zgoda albo inna wlasciwa podstawa, zaleznie od zrodla kontaktu i odpowiednich zasad komunikacji.

5.5.Przetwarzamy dane w celu wypelniania obowiazkow prawnych, ksiegowych lub podatkowych, obslugi zadan organow publicznych, sporow oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczen. Podstawa prawna jest obowiazek prawny albo prawnie uzasadniony interes, stosownie do sytuacji.

6. Cookies i podobne technologie

6.1.BidFinance wykorzystuje niezbedne pliki cookies i podobne mechanizmy przechowywania w przegladarce, aby utrzymywac zalogowanie uzytkownikow, zapewniac bezpieczne sesje, pamietac kontekst bezpieczenstwa, obslugiwac ochrone CSRF i umozliwiac podstawowe funkcje Platformy.

6.2.Jesli stosujemy pliki cookies lub podobne technologie inne niz niezbedne, stosujemy wymagane prawem zasady zgody lub zarzadzania preferencjami, w tym wynikajace z Prawa komunikacji elektronicznej. Szczegoly znajduja sie w Polityce cookies dostepnej na stronie BidFinance.

7. Odbiorcy i dostawcy uslug

7.1.Dane osobowe moga byc udostepniane firmie, ktora reprezentujesz, upowaznionym uzytkownikom sprzedajacych lub kupujacych uczestniczacych w danej aukcji lub transakcji, uzytkownikom wewnetrznym BidFinance, osobom udzielajacym wsparcia, doradcom prawnym i ksiegowym oraz organom publicznym, jezeli wymagaja tego przepisy prawa.

7.2.Dane osobowe moga byc takze przetwarzane przez wybranych dostawcow uslug wspierajacych hosting, bazy danych, przechowywanie plikow, wysylke e-maili, wysylke SMS, skanowanie antymalware, monitoring, bezpieczenstwo, kopie zapasowe i utrzymanie Platformy. Aktualne integracje techniczne moga obejmowac infrastrukture PostgreSQL i Redis, uslugi Azure, dostawcow SMTP, Azure Communication Services, trasy Messaging Connect lub Infobip dla SMS oraz dostawcow skanowania antymalware, jezeli sa skonfigurowani.

7.3.Dostawcy uslug dzialajacy na rzecz BidFinance musza przetwarzac dane osobowe na podstawie odpowiednich zobowiazan dotyczacych poufnosci, bezpieczenstwa i powierzenia przetwarzania danych.

8. Transfery miedzynarodowe

8.1.BidFinance dazy do korzystania z infrastruktury i dostawcow uslug odpowiednich dla europejskiego przetwarzania biznesowego. Niektorzy dostawcy lub serwisy spolecznosciowe moga jednak wiazac sie z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

8.2.Jezeli dane osobowe sa przekazywane poza EOG, BidFinance opiera sie na wlasciwym mechanizmie transferu, takim jak decyzja stwierdzajaca odpowiedni stopien ochrony, standardowe klauzule umowne albo inna podstawa dopuszczona przez RODO. LinkedIn przetwarza dane zgodnie z wlasna polityka prywatnosci, gdy wchodzisz w interakcje z BidFinance w serwisie LinkedIn.

9. Retencja

9.1.Dane Konta, firmy, aukcji, transakcji, dokumentow, audytu i akceptacji dokumentow prawnych przechowujemy tak dlugo, jak jest to potrzebne do swiadczenia Platformy, zachowania audytowalnosci, wypelnienia obowiazkow prawnych, rozwiazywania sporow oraz ochrony integralnosci zakonczonych czynnosci na Platformie.

9.2.Dane sesji, wyzwan uwierzytelniania dwuskladnikowego, dane techniczne, bezpieczenstwa i diagnostyczne przechowujemy przez okres odpowiedni do potrzeb bezpieczenstwa i operacyjnych, chyba ze dluzszy okres jest wymagany do badania incydentu, wypelnienia obowiazkow prawnych lub obslugi roszczen.

9.3.Dane kontaktow marketingowych i kampanii przechowujemy do czasu, gdy nie sa juz potrzebne dla danego celu biznesowego, kontakt wypisze sie z komunikacji, dane zostana usuniete w ramach higieny danych albo zastosowanie ma inny wymog retencji. Zapisy wypisania sie lub statusu do-not-contact moga byc przechowywane w celu respektowania sprzeciwu.

9.4.Po usunieciu lub dezaktywacji Konta albo firmy niektore dane moga byc nadal przechowywane, jezeli jest to konieczne do wypelnienia obowiazkow prawnych, zachowania audytowalnosci Platformy, zapobiegania oszustwom, rozwiazywania sporow albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczen.

10. Twoje prawa

10.1.Na zasadach okreslonych w RODO mozesz zadac dostepu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usuniecia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz informacji o przetwarzaniu. Jezeli przetwarzanie odbywa sie na podstawie zgody, mozesz ja wycofac w dowolnym momencie bez wplywu na zgodnosc z prawem wczesniejszego przetwarzania.

10.2.Jezeli przetwarzanie odbywa sie na podstawie prawnie uzasadnionych interesow, mozesz wniesc sprzeciw z przyczyn zwiazanych z Twoja szczegolna sytuacja. W kazdym czasie mozesz takze sprzeciwic sie marketingowi bezposredniemu.

10.3.Prawa mozesz wykonywac, kontaktujac sie z info@bidfinance.pl albo pisemnie na adres administratora. Masz takze prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzedu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

11.1.BidFinance nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania decyzji opartych wylacznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, ktore wywolywalyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposob istotnie na Ciebie wplywaly.

12. Zmiany Polityki

12.1.BidFinance moze aktualizowac niniejsza Polityke prywatnosci, aby odzwierciedlic zmiany funkcjonalnosci Platformy, dostawcow, wymogow prawnych lub praktyk przetwarzania. Istotne zmiany moga byc komunikowane e-mailem, powiadomieniem na Platformie albo innym wlasciwym kanalem przed wejściem zmiany w zycie albo w momencie jej wejscia w zycie.